Hilfe · Team & Einstellungen

Team und Rechte

Mitglieder einladen, Buchhaltungszugriff vergeben und Zugänge wieder entziehen.

Mitglied einladen

Unter Einstellungen → Benutzer & Zugriff gibst du die E-Mail-Adresse ein, wählst die Rolle und klickst Einladen. Die Person bekommt einen Link, legt ein Passwort fest und ist danach im Workspace.

Benutzer & Zugriff: einladen und Mitglieder verwalten

Ist kein E-Mail-Versand eingerichtet, zeigt KAAI den Einladungslink an, damit du ihn selbst weitergeben kannst.

Beim ersten Anmelden fragt KAAI neue Mitglieder im Chat kurz nach Name und Anrede.

Rollen

Owner – volle Kontrolle: Einstellungen, Benutzer, Abo, Buchhaltung und Bank
Mitglied – arbeitet an Kunden, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Inbox, Kalender und Zeiterfassung mit. Kein Zugriff auf Einstellungen und Benutzerverwaltung und – ohne Zusatzrecht – auf Buchhaltung und Bank

Buchhaltungszugriff

Der Schalter Buchhaltung beim Mitglied gibt zusätzlich Zugriff auf Eingangsrechnungen, den Buchhaltungsexport und den Bankabgleich (Umsätze sehen und zuordnen). Er macht niemanden zum Owner: Bankkonten verbinden, Einstellungen und Benutzerverwaltung bleiben dem Owner vorbehalten.

Postfächer und Kalender

Ein persönliches Postfach und persönliche Termine sieht nur, wem sie gehören. Geteilte Postfächer gibt der Owner unter Einstellungen → E-Mail für einzelne Mitglieder frei.

Zugang entziehen

Deaktivieren beendet den Zugang sofort; laufende Sitzungen enden. Nichts geht verloren – Zuweisungen und Aktivitäten bleiben erhalten, und mit Reaktivieren ist der Zugang wieder da. Eine offene Einladung nimmst du mit Widerrufen zurück.

Der letzte aktive Owner eines Workspace lässt sich weder deaktivieren noch zum Mitglied machen.

Benutzer und Abo

Die Seite zeigt unten die Zahl der aktiven Benutzer. Sie bestimmt den Abo-Preis – siehe Abo und Zahlung.