Hilfe · Tägliche Arbeit

Inbox: E-Mails verbinden und bearbeiten

Postfach verbinden, Nachrichten sichten, antworten – und Anfragen direkt in Angebote verwandeln.

Postfach verbinden

Unter Einstellungen → E-Mail hinterlegst du die Zugangsdaten deines geschäftlichen Postfachs: IMAP für den Posteingang, SMTP für den Versand. Bei vielen Anbietern brauchst du dafür ein App-Passwort. Auf der Seite Einrichtung prüfst du die Verbindung mit Posteingang testen und Versand testen.

Ein persönliches Postfach, das nur du siehst, richtest du unter Einstellungen → Persönlich ein.

Die Inbox

Links stehen die Ordner Posteingang, Entwürfe, Gesendet, Archiv und Papierkorb. Bei mehreren Postfächern ist die Liste nach Postfach gegliedert. Über jeder Nachricht steht, was KAAI erkannt hat – zum Beispiel Neuer Interessent, Antwort nötig, Eingangsrechnung oder Newsletter/Werbung. Mit den Filtern Alle Status und Alle Absichten grenzt du die Liste ein.

Synchronisieren holt neue E-Mails sofort ab; sonst geschieht das im Hintergrund.

Nachricht bearbeiten

Öffne eine Nachricht, um sie zu lesen und zu beantworten. Rechts unter Ablegen stehen die schnellen Schritte:

• Kunde zuordnen – die Nachricht erscheint danach in der Kundenakte
• Archivieren – aus dem Posteingang, aber weiter auffindbar
• Papierkorb

In der Detailansicht kannst du eine Nachricht außerdem einem Teammitglied zuweisen.

E-Mail schreiben

Neue E-Mail öffnet das Schreibfenster. Du kannst Anhänge mitgeben, als Entwurf speichern und später weiterbearbeiten. Entwürfe, die KAAI vorbereitet hat, findest du im Ordner Entwürfe und unter Zur Freigabe – versendet wird erst, wenn du es auslöst.

Aus einer Anfrage wird ein Angebot

Erkennt KAAI eine Angebotsanfrage, meldet es sich im Chat mit „Du hast eine neue Angebotsanfrage erhalten“. Sind die Angaben vollständig, liegt bereits ein Angebotsentwurf bereit; fehlt etwas, bereitet KAAI eine Rückfrage als E-Mail-Entwurf vor. Wie es weitergeht, steht unter Angebote.