Hilfe · Erste Schritte
Erste Schritte: Workspace einrichten
In wenigen Minuten vom leeren Workspace zum ersten Angebot – KAAI fragt im Chat ab, was es braucht.
Die Einrichtung läuft im Chat
Beim ersten Öffnen startet KAAI die Einrichtung von selbst im Chat. Du antwortest in eigenen Worten, KAAI speichert die Angaben und stellt die nächste Frage. Abgefragt werden der Reihe nach:
- Firmenname und Unternehmensform (GmbH, Einzelunternehmen, Kleinstunternehmer, Sonstige)
- Standard-Umsatzsteuer – für Kleinstunternehmer setzt KAAI 0 %
- Firmenadresse und Kontakt (Telefon, E-Mail)
- Logo und Bankverbindung für Angebote und Rechnungen
- Belegnummern – siehe unten
- Geschäftliches E-Mail-Konto (IMAP und SMTP)
- Kalender und Bankkonto
Fast jeden Schritt kannst du mit überspringen auf später verschieben. Solange die Einrichtung läuft, ist die restliche Oberfläche ausgegraut; über Abbrechen gibst du sie für die laufende Sitzung frei.
Belegnummern festlegen
Hast du schon Rechnungen oder Angebote geschrieben, nenne KAAI die jeweils nächste Nummer, zum Beispiel Rechnung RE-2026-0148, Angebot ANG-2026-0032. Format und Zähler übernimmt KAAI daraus. Mit egal gilt der Standard (RE-2026-0001, ANG-2026-0001 und so weiter).
Was noch fehlt, zeigt die Seite „Einrichtung“
Solange etwas offen ist, steht unten im Menü der Punkt Einrichtung. Die Seite nennt zu jedem offenen Punkt den nächsten Schritt und bietet Tests an: Posteingang testen, Versand testen und Terminanlage testen prüfen deine echte Konfiguration.
Das Dashboard
Nach der Einrichtung startest du auf Heute. Die Kacheln zeigen, was ansteht: ungelesene Nachrichten, wartende Angebote, Termine, Rechnungsentwürfe und überfällige Rechnungen. Ein Klick führt zur passenden Ansicht.
So arbeitet KAAI
- Entwurf: E-Mails und Rechnungen entstehen immer als Entwurf. KAAI versendet nie von selbst.
- Freigabe: Vorschläge im Chat bestätigst du – erst dann passiert etwas.
- Direkte Ausführung: Nur eindeutige, umkehrbare Schritte laufen ohne Rückfrage, etwa das Vorerfassen einer erkannten Eingangsrechnung.
Weiter mit Der Chat oder E-Mail-Konto verbinden.