Hilfe · Buchhaltung

Eingangsrechnungen und Belege

Rechnungen von Lieferanten erfassen – per E-Mail erkannt oder von Hand – und für die Buchhaltung kontieren.

Wie Belege zu KAAI kommen

• Per E-Mail im Postfach: Erkennt KAAI in einer eingehenden E-Mail eine Rechnung – als PDF-Anhang oder direkt im Mailtext –, legt es die Eingangsrechnung vor und meldet das im Chat.
• Über die Import-Adresse: Unter Einstellungen → E-Mail steht die Import-Mailadresse deines Workspace. Was du dorthin weiterleitest, landet nicht im Posteingang, sondern im Belegeingang.
• Von Hand: unter Geschäft → Eingangsrechnungen mit Beleg-Upload.

Erkennt KAAI in einem weitergeleiteten Beleg keine Rechnung, steht er unter Zur Freigabe als „Beleg prüfen“. Mit Als Eingangsrechnung erfassen legst du eine Vorerfassung an und ergänzt sie.

Belegnummer

Jede Eingangsrechnung bekommt eine eigene Belegnummer aus deinem Nummernkreis (Standard ER-2026-0001). Die Rechnungsnummer des Lieferanten bleibt daneben erhalten.

Konto zuordnen

In der Detailansicht ordnest du ein Aufwandskonto zu:

• Schlägt KAAI ein Konto vor, steht dort „Vorschlag – nicht bestätigt“. Vorschlag bestätigen übernimmt ihn.
• Oder du wählst unter Konto auswählen selbst und klickst Zuordnen und bestätigen.

Nur bestätigte Konten gehen in den Export. Ohne Kontierung bucht der Export auf das Standard-Aufwandskonto und weist darauf hin.

Steuerzeilen und Aufteilung

Enthält ein Beleg mehrere Steuersätze, führt KAAI sie als eigene Steuerzeilen. Eine Rechnung lässt sich außerdem auf mehrere Konten aufteilen.

Bezahlt

Den Zahlungsstatus setzt du von Hand – oder der Bankabgleich erkennt die Abbuchung und ordnet sie zu.

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