Hilfe · Tägliche Arbeit

Rechnungen schreiben, versenden und mahnen

Rechnung mit oder ohne Angebot, Leistungszeitraum, Versand, Zahlungseingang, Storno und wiederkehrende Rechnungen.

Rechnung anlegen

Aus einem Angebot oder Auftrag – Positionen werden übernommen
Ohne Angebot – unter Geschäft → Rechnungen oder im Chat: „Schreib eine Rechnung an Praxis Dr. Moser: Einschulung, 3 Stunden zu 110 Euro“

Jede Rechnung beginnt als Entwurf. Die Nummer vergibt KAAI aus deinem Nummernkreis.

Leistungszeitraum

Der Leistungszeitraum ist eine Pflichtangabe auf der Rechnung. Fehlt er, weist die Detailseite gelb darauf hin. Trage den Zeitraum ein, bevor du die Rechnung versendest.

Eine versendete Rechnung mit den möglichen Aktionen

Versenden

PDF anzeigen öffnet das Dokument. Senden verschickt es per E-Mail; ohne eingerichteten Versand lädst du das PDF in der PDF-Ansicht herunter und setzt die Rechnung mit Als versendet markieren auf versendet. Ab dann sind die Positionen gesperrt.

Bezahlt, überfällig, gemahnt

Als bezahlt markieren – oder automatisch über den Bankabgleich
Als überfällig markieren – KAAI erkennt überfällige Rechnungen auch selbst und meldet sie im Chat und unter Zur Freigabe
Zahlungserinnerung senden – danach 1. und 2. Mahnung, jeweils mit dem Rechnungs-PDF. KAAI bereitet den Text als Entwurf vor, du prüfst ihn vor dem Versand

Stornieren und korrigieren

Eine versendete Rechnung wird nicht geändert, sondern storniert: Stornieren legt ein Stornodokument mit negativen Beträgen an und verknüpft es mit der Rechnung. Mit dem Haken Danach eine Kopie als neuen Entwurf erstellen bekommst du sofort einen Entwurf zum Korrigieren – mit demselben Kunden, denselben Positionen und demselben Leistungszeitraum.

Kopie erstellen dupliziert eine Rechnung jederzeit als neuen Entwurf.

Wiederkehrende Rechnungen

Unter Rechnungen → Wiederkehrend legst du einen Plan an: Kunde, Positionen, Intervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich), Start und optional ein Enddatum. KAAI erzeugt zu jedem Termin einen Rechnungsentwurf – versendet wird erst, wenn du es auslöst.

Löschst du einen so erzeugten Entwurf, stellt sich der Plan auf diese Periode zurück und erzeugt sie erneut.